Geschreven door: Ank Dierckx

“Wat een leuke sfeer hier!”

Elke bezoeker die een stap binnen zet bij Euroforum is aangenaam verrast: het gonst, het is open en er hangt een energieke sfeer. Twintigers, 50+ers, foodies, hardlopers, commerciële tijgers en ondersteuners: iedereen ‘ziet’ elkaar.

Als je binnenkomt zie je achter de grote tafel direct het grote LCD-scherm. De hele dag verschijnen daar filmpjes en foto’s van onze opleidingen en congressen. Teams zijn trots op wat ze hebben neergezet en elke keer als hun event voorbij komt beleven ze het succes opnieuw. Maar er is ook plaats voor vakantiekiekjes, foto’s van marathons en bedrijfsuitjes. Soms geldt ‘hoe gekker, hoe beter’’ en daar wilt iedereen natuurlijk iets van weten…

De mensen maken het. Maar eerlijk is eerlijk, de inrichting doet ook veel.

Het kantoor heeft de vorm van een X en is helemaal open. Mensen met ondersteunende taken hebben een vaste werkplek, de sales en productontwikkelaars werken aan flexplekken.

We zitten dicht bij elkaar en daardoor is er een enorme dynamiek ontstaan: ideeën vliegen over en weer, een lolletje en een baalmoment worden meteen gedeeld. We doen het echt samen en het gaat snel.

Open en transparant

‘Dicht op elkaar’ betekent uiteraard ook dat je wel eens last hebt van elkaar. Als je je wilt concentreren of als je even rustig wil bellen, dan kun je je terugtrekken in de belkamers of in één van de vier meetingrooms. Alle kamers zijn van glas, dus afgesloten, maar wel open. Dat is in het begin even opletten, want non-verbale communicatie blijft uiteraard altijd zichtbaar.

Toch wen je er aan dat iedereen kan volgen of je wel hard genoeg werkt en hoe jij je telefoongesprekken voert. Ja inderdaad, iedereen hoort welke fouten je maakt. En jij hoort ze ook van anderen. Je deelt meteen wat je meemaakt en dat schept ook weer een band.

Elk goed idee – gaan we doen!

Een goed idee wordt meteen opgepakt. Zo was een collega nog maar 3 maanden bij ons binnen, toen ze de ‘Pausa Activa’ voorstelde. Ze heeft het idee opgedaan tijdens haar stage in Zuid-Amerika. Elke middag om 15:00 uur hielden ze daar een pauze van 5 minuten waarin iedereen even achter de PC vandaan kwam. Voor een quiz, een stoelendans, een just-dance-act, live memory, een kantoorstoel-race etc. We doen de Pausa Activa nu 3x per week en het geeft enorm veel plezier. En je spreekt ook nog eens andere collega’s die je niet zo snel voor het dagelijkse werk ontmoet.

Iedereen ondernemer

3 jaar geleden zijn we van start gegaan met onze Future Proof Meetings: daarin stellen we ons de vraag of we over 3-5 jaar nog bestaan en hoe ons product en onze organisatie er dan uit ziet.

Uit deze meetings is onze Strategy Map ontstaan, met doelen en Value Drivers. Value Drivers zijn de knoppen waar we aan kunnen draaien om onze doelen te bereiken. Telkens bepalen we met welke Value Drivers we de komende maanden aan de slag gaan. Iemand uit de organisatie is de projectleider (of ‘productowner’) van een Value Driver, stelt een team samen en zorgt dat hij/zij in de volgende Future Proof Meeting kan rapporteren. Een MT-lid is ambassadeur van een projectteam.

De ideeën en oplossingen komen op deze manier uit de organisatie zelf. Het MT-lid stuurt bij op resultaat en helpt het plan kansrijk te maken.

Iedereen Digiwise

Een van de Value Drivers is ‘Iedereen Digiwise’: elke medewerker moet kunnen werken met kantoor-tools zoals Excel, Word, Outlook. En met eenvoudige opmaak-tools zoals Canva en Publisher. Iedereen moet een beamer kunnen aansluiten/bedienen en een conference-call kunnen opzetten via zijn smartphone. Maar dan ook echt iedereen: van algemeen directeur tot receptie.

Het tweede doel: mensen over hun angst voor technologie helpen, technologisch zelfstandig te maken. Niet IT-beheer of je assistente lost het op. Nee, JIJ lost het zelf op. In 3 maanden tijd hebben eigen collega’s korte lesjes verzorgd. Collega’s konden even ‘trainer’ zijn en schreven zelf meteen een praktische blog waarin de leerpunten ook nog eens terug te vinden zijn. Het resultaat is dat ieder nu makkelijker een oplossing zelf opzoekt en zelf durft te proberen. En iedereen krijgt het felbegeerde Digiwise-certificaat dat feestelijk wordt uitgereikt. Samen delen, samen leren.

Value Driver: Personeel

In onze Strategy Map staat personeel ook als Value Driver in de doelstellingen. Personeel is namelijk een belangrijke pijler van ons bedrijf. Wij zijn continu op zoek naar goede mensen en dat is altijd het schaap met de 5 poten: ondernemend, sterk in organiseren, kan nieuwe dingen bedenken (van scratch), relationeel sterk, goed in netwerken, resultaatgericht….moet ik nog doorgaan?

Hoewel iedere nieuwe medewerker meteen zelfstandig aan de slag gaat (meteen in het diepe, je opleider/begeleider zwemt met je mee), duurt het toch wel minimaal een jaar voordat je zelfstandig je business kunt draaien. Na de opleidingsperiode besteden we veel aandacht aan het blijven ontwikkelen en uitbouwen van je kennis en je business.

My Performance

De functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn in dit hele plan voor ons heel erg belangrijk. Onlangs hebben we ons beoordelingssysteem opnieuw ingericht.
Met het bepalen van de nieuwe strategie wilden we ook meteen toe naar een nieuwe, modernere manier van beoordelen. We werkten nog met functieprofielen als basis voor onze beoordelingen. Hoewel de gesprekken goed werden voorbereid en plezierig verliepen, waren het kort gezegd toch gesprekken waarin de manager vertelde hoe iemand scoorde op die competenties.

We hebben nu een vorm gekozen waarbij de medewerker aan de bal is. Hij/zij geeft zelf aan, aan welke Value Drivers uit ons strategisch plan hij/zij een bijdrage gaat leveren. In overleg met de manager worden de KPI’s vastgelegd. Elke medewerker bepaalt dus zelf waar het gesprek over gaat en is baas over zijn eigen Performance.

Tijdens overleggen worden doelen bijgesteld of vernieuwd en het gesprek gaat over wat er nog nodig is om de doelen te behalen. Daarbij zit niet de manager aan het stuur, maar de medewerker zélf.

Anders organiseren heeft een groot effect!

Wat mij opvalt bij deze – voor ons – nieuwe manier van organiseren, is dat mensen veel meer betrokken, pro-actief en flexibel zijn. Een dergelijk resultaat hadden we nooit kunnen bereiken met training alleen. En ook niet met het gezamenlijk bepalen van de strategie (bottom up ontwikkelen). Het moet verder gaan: mensen moeten ook verantwoordelijk kúnnen zijn.

Niet alleen in woord (meedenken), maar écht. Het bedrijf moet ook een stukje van iedere medewerker zijn.